Canon Business Center maakt gebruik van cookies. Meer informatie Sluiten

Toekomstgerichte printoplossing bij ONVZ Zorgverzekeraar

ONVZ Zorgverzekeraar is een middelgrote Nederlandse zorgverzekeraar die zich al bijna 80 jaar specialiseert in ziektekosten. Onafhankelijk en met een stevige positie in de markt werkt ONVZ met ruim 400 medewerkers aan een optimale dienstverlening. ‘De klant centraal’ vormt het uitgangspunt voor al het denken en handelen en de inrichting van de organisatie. Meer dan de helft van de medewerkers houdt zich dagelijks bezig met klantcontact en ondersteuning.

De klant

ONVZ streeft met zorg-, preventie-, verzuim- en inkomensverzekeringen naar topkwaliteit voor haar 400.000 leden. Daarbij heeft de organisatie geen winstoogmerk, alle opbrengsten komen ten goede aan de leden. Om de documentintensieve bedrijfsprocessen binnen de organisatie te ondersteunen en te verbeteren, zijn beveiligde, gebruiksvriendelijke en productieve printsystemen van vitaal belang.

 

De probleemstelling

Bij ONVZ in Houten was de afdrukapparatuur economisch en technisch aan het einde van de levensduur gekomen. Om het machinepark van 45 lokale printers en 20 multifunctionals te vervangen, werd een werkgroep samengesteld om de juiste keuze voor de organisatie te maken. Simon van Holsteijn begeleidde als extern projectleider het proces: “Toegesneden op de plannen van de organisatie, hebben wij een programma van eisen opgesteld. Het doel was om voldoende capaciteit en

mogelijkheden in huis te halen om de bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen en tegelijkertijd de printkosten te verlagen. Daarom wilden wij alle lokale printers vervangen door grotere werkgroepapparatuur. Niet alleen zijn de afdrukkosten van losse printers hoger, ook het beheer en onderhoud kosten meer tijd en moeite. Alleen al door de verschillende verbruiksmaterialen. Naast minder hardware wilden wij ook de hoeveelheid papierverspilling door overbodig printwerk terugdringen.”


De aanpak


Simon van Holsteijn: “Canon was een van de vijf partijen die wij hebben aangeschreven. Aan de inzendingen zijn punten toegekend en de top drie hebben wij toen bezocht. Canon viel op doordat zij goed voorbereid waren en konden inspelen op onze vragen. Een sterk punt was daarbij de inzet van een Canon Solution Business Consultant. Het soepele samenspel en de puntenscore waren voor ons reden om op het voorstel van Canon in te gaan. Vervolgens werd door het Canon Projectbureau een implementatieplan opgesteld conform Prince II. Het plan is heel praktisch van aard. Eigenlijk zie je pas door de goede projectbegeleiding wat het technisch/organisatorisch allemaal inhoudt.” Jos van de Leemkolk: “Je hoeft niet overal achteraan te zitten. Via een paar vaste contactpersonen, die als een team binnen Canon functioneren, wordt alles geregeld. Na een testfase, waarbij onder meer de aansturing vanuit Windows en Linux werd getest, is de apparatuur in clusters van vier geïnstalleerd en aan de gebruikers uitgelegd.”


De oplossing

In plaats van 20 multifunctionals en 45 losse printers, werkt ONVZ nu met 17 Canon multifunctionals. Iedereen kan overal zijn prints ophalen, kopiëren of scannen door zijn of haar druppel - een facilitaire huispas - te gebruiken. Follow me printen zorgt daarbij voor de vereiste vertrouwelijkheid. Doordat de apparatuur de prints alleen onder toezicht van de opdrachtgever afdrukt, blijven er geen documenten in de printers achter. Jos van de Leemkolk: “Voor de medewerkers was de overgang naar multifunctionele werkgroepprinters behoorlijk ingrijpend. Als je persoonlijke informatie van verzekerden print, wil je niet dat het op de gang voor het grijpen ligt. De ‘follow me’-printfunctie was dus cruciaal voor de acceptatie. We zien nu mensen handig inspelen op het systeem door niet voor elke print op te staan, maar op gekozen momenten de verschillende opdrachten op te halen. Vaak wordt dan niet alles geprint. Verder wordt het scannen intensief gebruikt. Het is gemakkelijk en scheelt veel werk bij het versturen en bewaren van documenten.”

Alle multifunctionele printers zijn gekoppeld aan uniFLOW workflow management software, voor registratie, beheer en aansturing, en het onderhoud wordt ondersteund met Canon eMaintenance.
 

De voordelen

“Wij hebben met succes een nieuw printbeleid in de organisatie kunnen doorvoeren. De gebruiksvriendelijkheid van het hele systeem en de verbeterde functionaliteit zijn daarbij van doorslaggevend belang. De gebruikers kunnen gemakkelijk scannen, kopiëren en follow me printen. De apparatuur print standaard in zwart-wit, maar biedt de mogelijkheid tot kleur. Onze doelstelling om met minder apparatuur en minder papierverspilling een toekomstgerichte printoplossing te bieden, is gerealiseerd. Het beheer kost ons veel minder tijd door de centrale aansturing en registratie via uniFLOW. Het onderhoud wordt ondersteund door eMaintenance. Bij het testen van papiersoorten die het minst storingsgevoelig zijn, kwamen we tot de conclusie dat we het beste op Canon-papier konden printen, wat ook nog eens voordeliger is. Dus nu hebben wij minder hardware, minder papierverbruik én lagere kosten per afdruk”, aldus Simon van Holsteijn.

• Reductie van printgerelateerde kosten
• Minder apparatuur met meer functionaliteit
• Gebruikersacceptatie door vertrouwelijk printen
• Printen en kopiëren in kleur op aanvraag
• Verbeterde documentlogistiek door scannen
• Minder beheersinspanningen

“Minder papierverspilling en het terugbrengen van het grote aantal lokale printers naar nul; dat waren onze uitgangspunten.”.
Simon van Holsteijn, externe projectleider voor ONVZ Zorgverzekeraar
 
Aangenaam, ik ben
Dr. Doc
Mag ik u adviseren?

Iedere organisatie is uniek, wat voor de één een prima oplossing is, is voor de ander totaal niet relevant. Ik geef u graag een persoonlijk advies op maat.


Aangenaam, ik ben
Dr. Doc
Iedere organisatie is uniek, wat voor de één een prima oplossing is, is voor de ander totaal niet relevant. Ik geef u graag een persoonlijk advies op maat. Vul de vier vragen in en bekijk welke oplossingen voor uw organisatie interessant zijn.
1.

Ik ben iemand...

2.

Het belangrijkst vind ik...

3.

Wat is van toepassing op uw organisatie?

4.

Welk van onderstaande problemen herkent u?

Advies

Op basis van uw antwoorden adviseer ik één van onderstaande oplossingen. Klik op de links voor een uitgebreide beschrijving van de oplossing. U kunt natuurlijk ook direct contact opnemen met een gespecialiseerde medewerker van het Canon Business Center.

Digitale dossiervorming

Door de intrede van de iPad of andere tablets loopt het persoonlijke en zakelijke leven steeds vaker door elkaar heen. Correspondentie ontvangen we voornamelijk per e-mail. De vraag hoe u uw (bedrijfskritische) informatie opslaat is dan ook actueler dan ooit. Door middel van digitale dossiervorming kunt u op een efficiënte manier informatie opslaan die u makkelijk kunt terugvinden. Canon helpt u daar graag bij.

Lees meer

Het nieuwe werken

Het milieu wordt steeds belangrijker voor organisaties. Onnodige verspilling van papier, inkt en energie wordt steeds meer teruggedrongen. Maar ook zijn steeds meer organisaties zich bewust van de CO2 uitstoot van het woon-werk verkeer. Canon heeft veel oplossingen die gericht zijn op digitalisering van documenten, het reduceren van printkosten en het bevorderen van het nieuwe werken. Oplossingen die uw organisatie duurzamer maakt.

Lees meer

Kosten beheren

Printkosten zijn vaak niet goed inzichtelijk binnen organisaties. Echter, volgens onderzoek van Gartner bedragen deze kosten gemiddeld 3% van de jaarlijkse omzet. Dit betekent dat 3% van uw inkomsten besteed wordt aan een proces dat niet tot uw kernactiviteiten behoort. Canon heeft de expertise in huis u te helpen deze kosten effectief te beheren.

Lees meer

Veilig gebruik

Er zijn genoeg bekende verhalen over gevoelige informatie dat ongewild op straat is komen liggen. Heeft u uw documenten voldoende beveiligd? Documentbeveiliging moet onderscheid maken tussen personen binnen bedrijven en tussen verschillende bedrijven onderling. De uitgebreide print-en documentbeveiligingsmogelijkheden van Canon voldoen aan al uw beveilingsbehoeften, binnen drie kerngebieden, te weten: vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Lees meer

Alles onder controle

Goed vastgelegde werkprocessen kunnen de efficiëntie bevorderen, maar veel organisaties beschouwen werkprocessen nog als een vanzelfsprekend iets. Dit geldt vooral de dagelijkse administratieve processen, met name het vastleggen, beheren en distribueren van informatie. Hierdoor kosten deze belangrijke processen veel tijd, geld en moeite. Door slimmer om te gaan met uw document werkproces kunt u daar veel op besparen. Canon helpt u daar graag bij.

Lees meer

Mobiel printen

U vindt het belangrijk dat uw medewerkers overal kunnen werken. Het is dan wel prettig als dit ook veilig is, zonder dat documenten kwijt raken of in handen komen van niet geautoriseerde personen. Met mobiel printen van Canon kunnen medewerkers en bezoekers beveiligd printen met hun smartphone, laptop of tablet. Vanaf elke plek, zónder aangesloten te zijn op het bedrijfsnetwerk.

Lees meer

Gemakkelijk documenten vinden

Niets is vervelender dan verloren tijd aan onnodige activiteiten, zoals bijvoorbeeld het zoeken van documenten. U kunt een einde maken aan deze verspilling van tijd en energie. Is het niet fijn als niet alleen uw eigen documenten gemakkelijk te vinden zijn maar ook het materiaal dat door uw collega’s is opgeslagen of gescand? Canon levert een gemakkelijk te implementeren systeem voor het opslaan en terugvinden van informatie, op papier of digitaal.

Lees meer

Sturen op cijfers

Veel organisaties hebben alles wat met printen en kopiëren te maken heeft niet onder controle. Zij lopen achter de feiten aan. U kunt dit voor uw organisatie veranderen. Alle print- en kopieeropdrachten kunnen namelijk worden geregistreerd, samen met de bijbehorende kosten. Deze informatie kunt u gebruiken om pro-actief te sturen.

Lees meer

Controle op dossiers

U kunt de mogelijkheden voor verspreiding van documenten beperken. Bijvoorbeeld door het aantal personen dat mag scannen te beperken. Of door documenten die gekopieerd of gescand worden te controleren op specifieke woorden. Scant iemand een document met een trefwoord? Dan krijgt uw security manager een melding. Dan heeft u de controle weer.

Lees meer

Efficiënte administratie

Problemen bij het verwerken van inkomende facturen zijn bij veel organisaties vaak hetzelfde en gaan meestal gepaard met veel administratieve handelingen. Bij een digitaal factuurproces wordt de informatie op een inkomende factuur automatisch herkend door intelligente scan-en tekstherkenningstechnologie en automatisch ingeboekt in uw document archiveringssysteem of financiële applicatie. Dat is pas efficiënt!

Lees meer

In de cloud

Uw organisatie beschikt niet over IT kennis. Dan is het makkelijk om geen ingewikkelde softwarepakketten te hebben, die ook nog eens lastig zijn te implementeren. Canon beschikt ook over cloud oplossingen. Dit zijn software oplossingen die niet fysiek op uw locatie aanwezig zijn maar die u virtueel kunt gebruiken vanaf een gehoste omgeving. Voordelen: altijd beschikbaar en geen of weinig IT kennis nodig.

Lees meer

Documenten digitaliseren

U heeft van bepaalde papieren bestanden het digitale bestand niet beschikbaar. Overtypen lijkt dan de enige oplossing. Canon heeft de ideale oplossing voor u. Met de software van Canon kunt u uw documenten inscannen en omzetten naar Microsoft Word, Excel of Outlook.

Lees meer

Mijn printerpark beheren

Wij hebben voor u de oplossing om het aantal telefoontjes naar de helpdesk en uw totale IT support kosten te verlagen. En dat terwijl de gemiddelde bezettingsgraad van uw apparatuur omhoog gaat. Managed Print Services van Canon biedt u een oplossing.

Lees meer

Bestanden makkelijk terugvinden

Het is een bekend fenomeen; snel nog even de notulen van de laatste vergadering opzoeken, de juiste klantgegevens erbij pakken of een presentatie printen. Kostbare tijd gaat verloren met zoeken. Wilt u er voor zorgen dat documenten altijd en overal vindbaar en beschikbaar zijn? Canon helpt u daar graag bij.

Lees meer

Beveiliging van documenten

Beveiliging van documenten is belangrijk, maar bij veel organisaties niet goed georganiseerd. Wij kunnen u helpen optimale controle over de inhoud van uw dossiers te krijgen. Medewerkers die een gescand document aan een vertrouwelijk dossier willen toevoegen dienen zich eerst te identificeren. Zo kunt u precies zien welke medewerkers gebruik hebben gemaakt van het dossier.

Lees meer

Alles digitaal

Ordners nemen niet alleen veel ruimte in. Het zoeken van een document neemt ook meer tijd in beslag in een papieren archief. Met ‘document scanning en distributie’ kunnen uw medewerkers papieren documenten scannen en gemakkelijk omzetten naar een gangbaar bestandsformaat zoals bijvoorbeeld een PDF. Zo zijn documenten altijd gemakkelijk terug te vinden.

Lees meer

Bestanden comprimeren

U herkent het vast, e-mail bestanden die niet ontvangen of verstuurd kunnen worden omdat ze te groot zijn. Vaak zijn er door de IT afdeling beperkingen ingesteld aan het aantal te ontvangen of te verzenden MB’s. Canon biedt software waarmee u PDF bestanden flink kunt verkleinen mét behoud van visuele kwaliteit.

Lees meer

Einde aan hoge printkosten

Canon kan u helpen inzichtelijk te maken wat de oorzaak is van hoge printkosten. Met behulp van maandelijkse rapportages, ziet u snel trends en uitschieters. Deze informatie maakt het mogelijk om te sturen en pro-actief op te treden. Komt er een drukke periode aan? Dan bestelt u extra papier en toner. Verbruikt een afdeling ineens erg veel kleur? Dan controleert u direct wat hiervan de reden is.

Lees meer

Documentbeveiliging

U geeft aan dat onbevoegden toegang kunnen krijgen tot uw documenten en netwerk. Vanuit de beveiligingbenadering van Canon, kunnen we u helpen met het blokkeren van onbevoegde gebruikers op uw netwerk. Maar ook het vastleggen van toegangsrechten in diverse workflows behoort tot de mogelijkheden.

Lees meer

Clean desk

Volle bureaus geven een slordige indruk. Daarom is digitaal archiveren voor u de juiste oplossing. U bespaart archiefruimte, voorkomt overvolle bureaus en kunt snel documenten terugvinden. Maar belangrijker nog: u voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat.

Lees meer
Vraag van